百色市人民政府办公室关于印发百色市抗旱救灾资金管理使用暂行办法的通知

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试论档案工作中的保密

张智涛


一、做好档案保管过程中的保密工作

　　一　档案库房管理中的保密工作

　　档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

二　绝密档案的管理和保密

　　绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败，关系到四化建设的进程。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。
　　１、绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。
　　２、提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”?储存在头脑中　秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。
　　３、加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

三　做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

　　确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过３０年，机密级事项不超过２０年，秘密级事项不超过１０年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

四　档案管理人员的职责

　　档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。 这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

五　档案涉密情况的变化

　　档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数的，总的趋势是降密，直至解密。其变化原因有三：一是保密范围的变化；二是密级文件作用的变化?原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应，已失去了指导作用，为此立档单位废掉了此类文件，密级自然消除了。　；三是保密时限的变化。原馆?室　所存档案涉密文件，只标有密级而没有保密时限，多数都是超期服役，例如，５０年代的绝密文件大都需要按照《保密法》关于划定密级和保密期限届满自行解密的要求去做，这既反映了历史上划密工作的不足，也说明进行档案解密划控工作的迫切，因此应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。

六　做好档案密级的调整工作

　　１、要贯彻落实《保密法》以及１９９１年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。
　　２、要建立起法制的新秩序。对涉密档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们，以往关于档案保密的制度还不健全，适应不了《保密法》的要求，需要完善增加新的内容。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三个制度：?１　建立划定密期制度，以便届满自行解密；?２　建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案馆?室　，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；?３　建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。
　　３、要加强涉密档案的科学管理。在调密工作中我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的办法。以１９９１年贯彻国档发２８号文件实施馆?室　藏涉密档案解密划控工作为界，对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台帐和存放地点索引，为科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供创造条件。

二、做好档案利用过程中的保密工作

　　一　做好档案利用中的监督工作

　　档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：
　　１、制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。
　　２、队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。
　　３、监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

二　正确处理好档案保密与利用的关系

　　保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

三　进一步做好档案开放中的保密工作
辽宁省抚顺市人民政府


抚顺市人民政府令
第165号


《抚顺市政府投资建设项目审计监督办法》业经2012年12月7日市政府第40次常务会议通过，现予发布。


市长 王桂芬
二0一二年十二月二十日


抚顺市政府投资建设项目审计监督办法


第一条 为加强政府投资建设项目审计监督，规范政府投资建设项目审计行为，提升政府投资建设项目审计质量和成效，根据《中华人民共和国审计法》、《中华人民共和国审计法实施条例》等有关法律法规，结合本市实际，制定本办法。
第二条 本市政府投资建设项目的审计监督活动，适用本办法。
第三条 本办法所称政府投资建设项目，是指使用下列资金（或资产）占概算总投资比例50%以上的，或者投资比例虽不足总投资比例的50%，但政府拥有项目建设、运营实际控制权的建设项目。　　　
　 (一) 本级财政预算资金； 　　　
　 (二) 上级部门专项补助资金； 　　　
　 (三) 国债资金；　　　
　 (四) 国际金融组织和国外政府贷款等政府主权外债资金；　　　
　(五) 通过政府信用贷款或政府承诺偿还的方式所筹资金；　　　
　 (六) 政府发行的债券、彩票及接受的各类赠款、捐款；　　　
　 (七)其他政府性资金或资产。
第四条 市、县、区人民政府审计机关（以下简称审计机关）是政府投资建设项目审计监督的行政主管部门，负责政府投资建设项目的审计工作。发展和改革、财政、监察等行政主管部门应当在各自职责范围内，协助审计机关做好对政府投资建设项目的审计工作。政府投资建设重大项目实施审计，审计机关可以会同发展和改革、财政、监察等部门建立联席会议制度。
第五条 市本级以上或者主要是市本级以上政府投资的建设项目，由市审计机关负责审计；县、区或者主要是县、区政府投资的建设项目，由县、区审计机关负责审计。　　　　
市审计机关可以审计由县、区审计机关负责审计的建设项目。
第六条 审计机关根据工作需要，可以聘请具备相关专业知识的人员或者专业机构参与政府投资建设项目审计工作。审计机关应当制定相关工作规范,加强对聘请人员和机构的监督管理。
第七条 审计机关、审计人员和聘请人员进行政府投资建设项目审计，应当遵守客观公正、实事求是、廉洁奉公、保守秘密的原则。
第八条 审计机关履行政府投资建设项目审计职责所需的经费，应当列入财政预算，由本级人民政府予以保证。
审计机关不得以任何名义向被审计单位收取费用。
第九条 审计机关负责编制政府投资建设项目年度审计计划。年度审计计划中应当确定被审计单位和审计方式。
政府投资建设项目年度审计计划经本级政府批准后，应当向社会公布并告知被审计单位。审计机关应当根据政府投资建设项目年度审计计划开展审计工作。未被列入政府投资建设项目年度审计计划中的政府投资建设项目应当由审计机关进行抽审。
第十条 审计机关对政府重点投资项目以及涉及公共利益和民生的城市基础设施、保障性住房、学校、医院等工程的建设和管理情况实施跟踪审计。
第十一条 审计机关应当对实施跟踪审计的政府投资建设项目的全过程进行审计。跟踪审计的主要内容： 　　　　
（一）履行项目审批程序情况；　　　　
（二）项目建设规模、内容、标准和概算是否符合审批文件要求； 　　　　
（三）项目征地拆迁、勘察、设计、监理、咨询服务等前期工作相关资金运用的真实性、合法性；　　　　
（四）项目招投标履行情况；　　　　
（五）项目建设的财务收支以及建设资金使用的真实性、合法性；　　　　
（六）项目的勘察、设计、施工、监理、咨询、代理等单位资质等级及其收费标准；
（七）项目合同履行情况；　　　　
（八）项目工程质量管理情况；　　　　
（九）项目现场管理人员及监理人员职责履行情况；　　　　
（十）项目所涉及的现场签证、设计变更、设备材料采购等内容。
第十二条 审计机关进行跟踪审计过程中，可以对项目标底控制价进行审计；可以对建设项目设计、施工各个环节财务政策的执行情况，项目内部控制制度的建立和执行情况以及项目分部分项工程的造价控制情况进行专项和阶段性审计，作出审计评价或提出审计建议。
第十三条 跟踪审计的政府投资建设项目，审计机关可以委托有资质的质量监督单位对工程质量进行抽查。
第十四条 跟踪审计的政府投资建设项目，在工程量、材料价格、设备采购价格以及设计发生变更且影响工程造价时，被审计单位应当及时通知审计机关。
第十五条 审计机关进行结算审计的，被审计单位应当在工程竣工后30日内将工程结算资料报送审计机关。
第十六条 审计机关应当在被审计单位交齐工程结算资料之日起45日内，对单项工程进行结算审计，出具审计结论性文书。
第十七条 建设单位在签订与政府投资建设项目有关的施工合同时，应当载明结算完成前预留不低于合同总价款20%（含质量保证金）的待结工程价款。
第十八条 审计机关应当在被审计单位竣工决算编制完毕后开展决算审计。决算审计的主要内容：　　　　
（一）竣工决算报表和竣工决算说明书的真实性、合法性；　　　
（二）项目建设规模及总投资控制情况、资金到位情况以及对建设项目的影响程度；
（三）征地、拆迁费用支出和管理情况；　　　
　（四）建设资金使用的真实性、合法性，有无转移、侵占、挪用建设资金和违法集资、摊派、收费情况；　　　
　（五）项目建筑安装工程核算、设备投资核算、待摊投资的列支内容和分摊以及其他投资列支的真实性、合法性；　　　
　 （六）交付使用资产的真实性、合法性、完整性；　　
　 （七）项目基建收入的来源、分配、使用的真实性、合法性；　
　 （八）项目尾工工程未完工程量和预留工程价款的真实性。
第十九条 审计机关进行项目竣工决算审计，应当自被审计单位交齐工程竣工资料之日起45日内出具审计结论性文书。
第二十条 审计机关应当在进行跟踪审计、结算审计或决算审计的基础上开展绩效审计，对建设项目的经济性、效率性、效果性进行分析、评价和提出审计建议。
第二十一条 审计机关根据政府投资建设项目年度审计计划确定的审计事项组成审计组，并应当在实施审计3日前，向被审计单位送达审计通知书；遇有特殊情况，经本级人民政府批准，审计机关可以直接持审计通知书实施审计。
审计通知书中应当明确审计中对与该政府投资建设项目直接有关的设计、施工、监理、供货等单位取得项目资金的真实性、合法性进行调查。
第二十二条 被审计单位应当完善政府投资建设项目工程建设和财务核算资料。资料包括：　　　　
（一）项目的批准文件、立项依据、开工手续；　　　　
（二）设计资料——设计说明书、施工图(含所涉及的标准图、会审记录)；　　　　
（三）招标文件全套(招标文件，含标底或预算控制价、工程量清单、招标答疑纪要等)，中标通知书，中标单位的投标文件全套、合同(包括技术及商务标、综合单价分析表、施工组织设计等)；　　　　
（四）有关单位编制的工程预算、工程量计算书；　　　　
（五）采用的定额、编制规定及配套的各种调整文件；　　　　
（六）乙方编制并经建设单位批准的施工组织设计或技术措施方案；　　　
（七）设计、施工和验收的技术规范；　　　
（八）材料、设备的市场信息和购货合同；　　　
（九）批准的概算书；　　　　
（十）经审核的工程结算书或乙方编报、送审单位提交的工程结算书(施工方、业主方签字认可)；　　　
（十一）竣工图(如无竣工图，应提交原设计施工图、施工图会审纪要、现场会议纪要)；　
（十二）设计变更通知及其附图；　　　
（十三）现场签证单及甲乙双方认可的索赔文件；　　　
（十四）甲方对工程所用材料、设备的认质认价清单(即定额中未计价材料、设备的计价)；　　　
（十五）甲方供应材料、设备的购货合同和结算清单；　　　
（十六）施工的补充合同或协议；　　　
（十七）乙方申报并经监理公司审核后的工程进度表、工程量清单、隐蔽工程记录清单；　
（十八）工程造价管理部门颁发的有关造价调整文件；　　　
（十九）竣工验收资料；　　　
（二十）施工单位资质证、取费证；　
（二十一）其他与工程造价有关的资料；　　
（二十二）工程的会计财务资料：会计核算资料(会计账簿、会计报表、银行对账单、会计凭证、工程物资台账及盘点表及其他相关资料)等；　　　
（二十三）主要设备清单，包括设备名称、规格型号、制造厂家、数量、价值、订货、到货、验收、入库、出库情况；　　　　
（二十四）不需要安装设备、工器具、办公家具清单(包括名称、规格、型号、价值、保管、支用部门)；　　　
（二十五）其他资料。
第二十三条 审计机关进行审计和审计调查时，被审计单位应当提供真实、完整的与建设项目有关的纸质与电子资料，不得拒绝、阻碍审计机关依法审计。
第二十四条 审计组对政府投资建设项目实施审计后，应当将审计组的审计报告送达被审计单位征求意见。被审计单位应当自收到审计组的审计报告之日起10日内书面反馈意见，超出10日未反馈书面意见的，视同无异议。被审计单位对审计组的审计报告有异议的，审计组应当进行复核。异议成立的，审计组应当修改审计报告。审计组报送审计报告时，应当将被审计单位的书面意见一并报送审计机关。
第二十五条 审计机关应当对审计组的审计报告和被审计单位意见进行复核，经审计业务会议审议后，提出审计报告；需要作出处理、处罚的，应当作出处理、处罚的审计决定；需要移送有关机关处理的，应当依法作出移送处理。审计机关应当在审计组审计结束之日起60日内作出审计报告和审计决定，并送达被审计单位，同时抄送建设单位主管部门及其他相关部门。
第二十六条 被审计单位应当自审计报告和审计决定送达之日起30日内，将审计报告列明问题的整改情况和审计决定执行情况书面报告审计机关。　　　　
审计机关应当自审计决定生效之日起60日内，检查审计决定的执行情况。　　　　
超过规定期限，被审计单位拒不执行审计决定的，审计机关应当申请本级人民政府督促执行，或者申请人民法院强制执行。
第二十七条 审计机关应当及时向本级人民政府报告政府投资建设项目审计结果并提出审计建议，并同时通报有关部门。　　　
政府投资建设项目审计结果应当纳入本级预算执行审计结果报告。
第二十八条 建设单位未履行项目审批程序，违反项目审批文件，擅自扩大建设规模、提高建筑装饰和设备购置标准以及建设计划外工程的，审计机关应当建议有关部门对负有直接责任的主管人员和其他直接责任人员给予行政处分。
第二十九条 因勘察、设计单位的过错造成项目预算失控和重大投资损失的，审计机关应当报告本级人民政府责成建设单位依法追究勘察、设计单位的赔偿责任；情节严重的，应当建议有关部门依法降低其资质等级或者吊销其资质证书。
第三十条 建设单位和施工单位在工程结算中多计工程款项的，审计机关应当责令其予以调整；已签证多付工程款的，应当责令建设单位限期收回或者直接收缴。 　　　　
施工单位偷工减料、虚报冒领工程款金额较大，情节严重的，依照前款规定处理，并建议相关部门追究有关责任单位或者直接责任人的行政责任。
第三十一条 审计机关在政府投资建设项目审计中，发现违反国家规定的财政收支、财务收支行为，有权予以制止；制止无效的，应当通知财政部门暂停拨付或者建设单位暂停支付资金。已经拨付或者支付资金的，建设单位应当全额追回违规资金，属于财政资金的上缴财政部门。 　　　　
发现应计、应缴而未计、未缴各种税费的，审计机关应当督促有关单位补计、补缴，并依据有关法律、法规的规定进行处理。
第三十二条 违反本办法第十七条规定，建设单位未预留或者未足额预留待结工程价款的，由审计机关予以警告，并可处以1万元以上3万元以下罚款；已付出工程价款超过审计结果的，超过部分由审计机关责令建设单位予以追回；造成严重后果的，审计机关应当建议相关部门对主管人员和直接责任人员给予行政处分。
第三十三条 违反本办法第二十三条规定，被审计单位提供资料不真实、不完整，或者拒绝、阻碍审计的，由审计机关给予警告，责令改正；拒不改正的，对被审计单位可以处5万元以下的罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，可以处2万元以下的罚款，审计机关认为应当给予处分的，向有关主管部门、单位提出给予处分的建议。
第三十四条 审计机关在政府投资建设项目审计中，发现不属于审计机关法定职权范围内处理的问题，应当向有关部门移送相关证据材料并提出审计建议，有关部门应当依法作出处理，并将结果书面告知审计机关。
第三十五条 审计人员在审计政府投资建设项目时有下列行为之一的，由有关部门依法给予行政处分： 　　　　
（一）明知与被审计单位或者审计事项有利害关系而不主动回避，并产生不良后果的；
（二）索贿、受贿或者谋取接受不当利益的； 　　
（三）隐瞒被审计单位违反财经法纪等问题的； 　　　
（四）泄露国家秘密或者被审计单位商业秘密的； 　　
（五）对受理投诉举报问题不认真调查处理，向被举报人泄露举报信息的；
（六）对聘请的专业人员的审计工作未全面履行监督责任，造成严重后果的；
（七）与被审计单位、聘请的专业人员及社会中介机构串通舞弊的； 　　
（八）有其他滥用职权、徇私舞弊、玩忽职守等违法行为的。
第三十六条 本办法自2013年2月1日起施行。